Medio vorig jaar startte Ayton bij de RIWB organisatie Kwintes met de implementatie van een nieuwe roostermethodiek en de webbased roostersoftware Aysist. Sinds 1 januari is de applicatie live en hebben alle teams en medewerkers online toegang tot hun planning. “Dat was echt een strakke planning”, aldus
![]()
Sonja Brouwer, projectmanager ICT bij Kwintes. Zij is erg tevreden over de het implementatietraject en de snelheid daarvan. “Nog niet alles is afgerond, maar we zijn echt live, en het werkt. Met Aysist hebben we weer een belangrijk deel van het instrumentarium ingevuld, dat onze teams op hun weg naar nog meer zelfstandigheid nodig hebben.” Kwintes is bezig haar organisatie volledig in te richten met zelfsturende teams.
In de Cloud: veilig en efficiënt
Binnen alle nieuwe teamverantwoordelijkheden is het roosteren een belangrijk aandachtsgebied. Daar wordt immers de zorgverlening ingericht. Sonja Brouwer: “Je zoekt naar een software-applicatie die teamregie optimaal kan ondersteunen, en die er bovendien voor zorgt dat elk team altijd overzicht en inzicht heeft in de stand van zaken, in uren en geld. Daarnaast moeten al onze 1500 medewerkers op elk gewenst moment toegang hebben tot hun rooster, om diensten te kunnen inzien, accorderen, ruilen, aanpassen etc. En wanneer we het hebben over dit soort aantallen en dit soort intensief softwaregebruik, dan moet je er voor zorgen dat het zo efficiënt en veilig mogelijk wordt ingericht, ook qua technisch beheer en onderhoud. Dat vraagt, net zoals bijvoorbeeld bij het ECD, dus om webbased software. Aysist is volledig webbased en biedt in een SaaS omgeving (Software as a Service) overal toegang, op elk device. Het enige wat je nodig hebt is een browser. Zo kosten ook updates ons nu veel minder tijd. We maken gebruik van de (multi-tenant) Ayton Cloud, want een eigen Cloud voor dit soort privacy- en veiligheidsgevoelig gebruik zou veel te kostbaar zijn. Daarnaast is Aysist gebruikersvriendelijk, en voorzien van alle functionaliteiten om de teams optimaal te ondersteunen bij het planningsproces”.
Zelfsturende teams met teamregie: optimale betrokkenheid
Marga Hullegien-van Gennip is teamleider planning en administratie bij Kwintes en geeft aan dat Kwintes de overstap naar zelfstandige teams samen met die teams heeft voorbereid. “De keuze voor zelfstandige teams is een belangrijke, en ligt in het verlengde van onze visie op eigenregie en verantwoordelijkheid van cliënten; we willen onze medewerkers steeds meer zelfstandigheid bieden en optimaal betrekken bij alle aspecten van het zorgproces. Wij hebben daarom de verantwoordelijkheden voor de zorgverlening op teamniveau gelegd. De teams hebben nog wel een leidinggevende, die op afstand aanwezig is.
Tegelijkertijd moeten we als organisatie vanwege de gewijzigde financieringsstructuur in onze sector, de zorgverlening op steeds efficiëntere wijze inrichten. Veel belangrijker is echter dat we de zorg willen organiseren vanuit de vraag van de cliënt en de lokale situatie.
Onze managementrol is steeds meer faciliterend in plaats van leidinggevend. Wij bieden de teams ondersteuning en de benodigde tools om de eigen verantwoordelijkheid te kunnen nemen. We realiseren ons, dat het niet alleen gaat om het implementeren van een nieuw systeem, maar dat het echt een cultuuromslag is voor de organisatie. Het werken met een goed roosterbeleid en -protocol ondersteunt ons hierbij. En Ayton heeft Kwintes begeleid bij dat veranderingsproces.”
Samen plannen: van capaciteitsplanning tot verloning
Marga Hullegien-van Gennip legt uit dat Kwintes er voor heeft gekozen om eerst te starten met RoosterPlan en van daaruit met capaciteitsplanning. Zodat de teams dit jaar zoveel mogelijk kunnen wennen aan het werken met Aysist, en het werken met een vast rooster. “Op basis daarvan willen we capaciteitsplanning integreren, eventueel gecombineerd het ECD. En natuurlijk worden de teams goed getraind in deze nieuwe methodiek”, zo stelt Marga. “We trainen nu vooral op het werken met een vast rooster, zodat Aysist hen optimaal kan ondersteunen. En het ene team is daarmee al veel verder dan het andere. Ayton traint de gebruikers en ons planbureau ondersteunt de teams op de werkvloer.
Samenwerken binnen het team staat voorop; samen verleen je zorg, bespreek je de cliënten, en dat geldt ook voor de planning. Samen bespreek je wie de benodigde zorg gaat leveren.
Met Aysist CapaciteitsPlan kunnen de teams straks zorgscenario’s opzetten en aanpassen om te kijken wat de consequenties zijn in uren en geld. Zo ontstaat het basisplan, van waaruit vervolgens als team het basisrooster wordt ingevuld. Ieder teamlid is dus van meet af aan nauw betrokken bij zijn eigen rooster en de zorg voor zijn cliënten. Knelpunten of de invulling van wat minder populaire diensten lossen ze samen vooraf op. En ze ervaren het als prettig om voor een langere periode te weten waar ze aan toe zijn.”
Om flexibel te kunnen inspelen op opengevallen diensten door ziekte of veranderde hulpvraag, kunnen de teams desgewenst een beroep doen op de regionale- of team flexpool. Via Aysist kan elk team daartoe een geautomatiseerd matchingsproces in gang zetten. Aysist ondersteunt de verschillende werkwijzen per regio.
Alle taken en de bijbehorende informatiestroom zijn ingeregeld met workflows op basis van BPM (Business Process Modeling). Iedereen krijgt de info die hij nodig heeft, niet meer en zeker niet minder. Het aanbieden van en inschrijven op diensten, het accorderen van gewerkte uren etc.; al deze informatie gaat via de App of het Medewerkerportaal van en naar medewerkers. De gewerkte uren komen, zowel in tijd als geld, real-time terug in tellers en overzichten. Ook de woonwerk-vergoeding gaat hierin gelijk mee.
Achter de schermen boekt Aysist alle uren, ook die in- en uit zijn geleend, op de kostenplaatsen waar is gewerkt en levert het de gegevens direct aan bij het financiële systeem van Exact en bij het salarissysteem van RAET voor de juiste verloning.
Integratie en connectiviteit met het aanwezige HR- en financieel systeem
Zo eenvoudig als alle functionaliteiten zijn ontsloten voor de gebruikers, zo geavanceerd verwerkt het systeem alle veranderingen in het planningsproces, en communiceert het met andere systemen. De API en VPN verbindingen in de Cloud zorgen voor veilige integratie met aanwezige systemen en voor gegarandeerde privacy bescherming.
Voor de teams betekent dit, dat zij zich in alle fasen van het planningsproces volledig kunnen richten op de cliënt. En tegelijkertijd hebben en houden ze grip op de continuïteit en kwaliteit van hun zorgverlening.
Kwintes
Kwintes is een RIBW zorginstelling die mensen met psychiatrische of psychosociale ![]()
problemen op maat ondersteunt. De ondersteuning is doelgericht, duurt zo kort als kan en zo lang als nodig is. De begeleiding vindt plaats in de eigen woning, in een tijdelijke opvanglocatie of in een woonvorm voor begeleid of beschermd wonen van Kwintes. Zo’n 1500 medewerkers bieden hun cliënten hulp bij wonen, werken en leren naar een zo zelfstandig mogelijk bestaan. www.kwintes.nl
Ayton. Software met ambitie
Ayton is gespecialiseerd in het organiseren en automatiseren van personeelsplanning in de Zorg. Ayton biedt zorginstellingen zowel het advies als de systemen om te komen tot efficiënte en effectieve personeelsinzet. Hieraan ligt een unieke visie ten grondslag; de inzet van medewerkers beweegt mee met de zorgvraag, met een uitgekiende flexibilisering van de personeelsinzet als basisprincipe. Parallel daaraan zorgt de Aysist® ![]()
software voor de borging van alle vergaarde gegevens en mutaties. Dat biedt de zorgorganisatie real-time financieel inzicht, tot op afdelingsniveau. www.ayton.nl
Foto:
Marga Hullegien-van Gennip, teamleider planning en administratie bij Kwintes
Sonja Brouwer, projectmanager ICT bij Kwintes
Voor meer informatie:
Ayton, Loran Noteboom, Commercieel directeur Ayton.
Mail
info@ayton.nl Tel. (0182) 377222
Sonja Brouwer, projectmanager ICT bij Kwintes. Zij is erg tevreden over de het implementatietraject en de snelheid daarvan. “Nog niet alles is afgerond, maar we zijn echt live, en het werkt. Met Aysist hebben we weer een belangrijk deel van het instrumentarium ingevuld, dat onze teams op hun weg naar nog meer zelfstandigheid nodig hebben.” Kwintes is bezig haar organisatie volledig in te richten met zelfsturende teams.
problemen op maat ondersteunt. De ondersteuning is doelgericht, duurt zo kort als kan en zo lang als nodig is. De begeleiding vindt plaats in de eigen woning, in een tijdelijke opvanglocatie of in een woonvorm voor begeleid of beschermd wonen van Kwintes. Zo’n 1500 medewerkers bieden hun cliënten hulp bij wonen, werken en leren naar een zo zelfstandig mogelijk bestaan. 
software voor de borging van alle vergaarde gegevens en mutaties. Dat biedt de zorgorganisatie real-time financieel inzicht, tot op afdelingsniveau. 
