De installatie van WD SmartWare Pro is eenvoudig en snel. Zodra de software is geïnstalleerd en de schijven zijn aangesloten, toont WD SmartWare Pro een visuele weergave van de bestanden van de gebruiker. Dat gebeurt in een soort controlecentrum, waar meerdere harde schijven en het Dropbox-account kunnen worden beheerd. WD SmartWare Pro is geschikt voor gebruik met andere WD producten, zoals de draagbare harde schijven in de series My Passport® en WD Elements™ en externe USB-schijven van andere leveranciers. Daarnaast werkt WD SmartWare Pro samen met de NAS-schijven van WD, zoals de My Book® Live™.
Gebruikers kunnen kiezen uit twee eenvoudig te gebruiken back-upmethoden. Met de instelling 'doorlopende back-up' wordt er automatisch en op de achtergrond een back-up gemaakt zodra de gebruiker een bestand toevoegt of wijzigt. Met de instelling 'geplande back-up' kan de gebruiker vooraf een back-upschema instellen en per uur, dag of maand een back-up maken naar een externe schijf of naar Dropbox. Daarnaast kan van de bestanden in Dropbox een back-up worden gemaakt op de externe harde schijf.